Student Services Officer (BINUS @ Medan)

Deskripsi Pekerjaan

Student Financial Services

• Memberikan respons dan layanan cepat kepada mahasiswa terkait layanan keuangan.
• Menginformasikan data keuangan yang akurat kepada pelanggan secara lisan maupun tertulis.
• Memastikan seluruh layanan keuangan kepada pelanggan sesuai regulasi dan prosedur yang berlaku.
• Memverifikasi nilai pembayaran, tanggal, dan jenis pembayaran dengan data terkini dan bukti pembayaran.
• Menerima pengajuan beasiswa mahasiswa dan mengumpulkan permintaan tersebut.
• Memberikan informasi terkait jumlah pembayaran kuliah bagi mahasiswa cuti akademik dan memproses reaktivasi status mahasiswa.
• Memberikan informasi terkait proses cuti akademik dan formulir yang dibutuhkan.
• Menerima proses akademik lainnya dan pembayaran kuliah manual; mencatat data pembayaran sesuai jenis pembayaran terkait.
• Menyortir bukti pembayaran mahasiswa berdasarkan ID mahasiswa dan jenis pembayaran; mencatat dan merangkum data pembayaran.
• Menerima, mencatat, dan mendistribusikan permintaan layanan keuangan mahasiswa ke area terkait.
• Menyediakan dan memelihara dokumentasi seluruh transaksi dan aktivitas layanan keuangan lainnya.

Student Document Services

• Menerima dan menyiapkan seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk proses layanan mahasiswa.
• Mendistribusikan dokumen mahasiswa, seperti dokumen kelulusan.
• Menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen proyek magang dan tugas akhir, baik soft cover maupun hard cover.

Student Information Services

• Menjawab pertanyaan dari mahasiswa/stakeholder dan memberikan solusi sesuai ruang lingkup dan tanggung jawab kerja.
• Memelihara dan memperbarui catatan transaksi pelanggan.
• Menyiapkan dan mendistribusikan pengumuman terkait aktivitas layanan mahasiswa.
• Memperbarui pengetahuan terkait kebijakan/informasi terbaru yang diterapkan di BINUS University.

Student Request Services

• Menerima, menganalisis, dan menindaklanjuti seluruh permintaan mahasiswa, seperti proses reaktivasi dan cuti akademik.
• Memelihara dan memperbarui dokumentasi terkait proses permintaan mahasiswa.

Student Registration Services

• Melakukan briefing terkait aktivitas registrasi mahasiswa, seperti KRSS, KRS, semester pendek, mata kuliah peminatan, dan lainnya.
• Menerima dan menindaklanjuti permintaan mahasiswa terkait proses registrasi.
• Memelihara dan memperbarui catatan seluruh permintaan mahasiswa.

Stakeholder Inquiries Respond

• Merespons pertanyaan mahasiswa/stakeholder melalui CRM, email, telepon, atau meneruskannya langsung ke pihak terkait.
• Memantau seluruh pertanyaan menggunakan CRM.
• Menindaklanjuti dan mengarahkan pertanyaan yang tertunda atau belum terselesaikan kepada pihak terkait.
• Menangani dan menyelesaikan pertanyaan stakeholder berdasarkan service level agreement (SLA).
• Mengumpulkan dan mengevaluasi informasi relevan untuk menangani pertanyaan dan keluhan.
• Memelihara dan memperbarui detail catatan pertanyaan, komentar, keluhan, serta tindakan yang diambil.
• Mengelola administrasi terkait.
• Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan departemen internal.

Management Support Activities

• Memberikan laporan kepada atasan langsung.
• Mengusulkan perbaikan proses terkait aktivitas dalam area tanggung jawab, terutama terkait waktu, usaha, dan biaya.
• Melakukan aktivitas terkait Quality Management System.
• Melaksanakan tugas tambahan terkait tanggung jawab utama sesuai arahan atasan langsung.

Kualifikasi

• Minimal pendidikan S1 Akuntansi, Sistem Informasi, Manajemen, atau bidang terkait.
• Minimal 2 tahun pengalaman kerja.
• Mahir menggunakan komputer dan tools berbasis internet.
• Kreatif, inovatif, serta mampu bekerja mandiri maupun kolaboratif.
• Bersedia ditempatkan di Medan, Sumatera Utara.